Organisasi Proyek
Dalam pelaksanaan sebuah proyek dibutuhkan sebuah wadah atau sarana sehingga dalam pengelolaan proyek kegiatan yang dilakukan memiliki program, visi, misi, dan tujuan yang jelas sehingga pelaksanaan kegiatan proyek memiliki batasan dan standar yang telah disepakati dan dilaksanakan dengan maksimal oleh personel penanggung jawab masing-masing kegiatan.
Suatu sarana dalam pencapaian tujuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.
Tujuan Organisasi Tercapai
- Identifikasi dan Pembagian Kegiatan
Identifikasi dan pembagian kegiatan proyek perlu diketahui untuk menentukan volume pekerjaan, macam dan jenisnya, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan serta anggarannya sehingga dapat dilaksanankan oleh penanggung jawab kegiatan sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek
- Pengelompokkan Penanggung Jawab Kegiatan
Agar hasilnya maksimal pemilihan penanggung jawab organisasi disesuaikan dengan keahlian, keterampilan dan kemampuan personel dibidangnya sehingga sasaran dan tujuan proyek dapat tercapai
- Penentuan Wewenang dan Tanggung Jawab
Setiap personel penanggung jawab kegiatan harus mengetahui wewenang dan tanggung jawab pekerjaannya, dengan membuat penjabaran kerja serta standar prosedur operasional pekerjaan yang dikelolanya
- Menyusun Mekanisme Pengendalian
Karena organisasi proyek melibatkan banyak pihak, maka agar tidak terjadi penyimpangan, mekanisme pengendalian dan koordinasi dibuat dalam format yang dapat menggerakkan organisasi dalam mengidentifikasi, memecahkan masalah, serta melakukan tindakan koreksi untuk mengatasi penyimpangan
Struktur Organisasi Proyek
Struktur organisasi proyek dibuat dengan situasi kultur dan keunikan berbeda berdasar kebutuhan sistem manajemen proyek. Oleh karena itu, organisasi proyek mempunyai susunan dan hierarki yang berlainan pula.
Pemilihan organisasi proyek didasarkan atas tingkat kebutuhan dan kompleksitas proyek; semakin kompleks proyek, semakin kompleks pula susunan organisasinya.
Organisasi Proyek Fungsional
Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional di gunakan.
Kelebihan
- Para spesialis tidak tergantung pada proyek tertentu, terdapat kemungkinan untuk menambah pengalaman dan keahlian.
- Setiap bidang keahlian menimbulkan fleksibilitas dalam pemanfaatan sumberdaya.
- Masing-masing kelompok mempunyai jaminan pekerjaan tetap dan adanya jalur kenaikan pangkat yang cukup jelas.
Kekurangan :
- Tidak adanya penanggung jawaban yang khusus mengenai penyelenggaraan proyek secara terpadu.
- Koordinasi horizontal antar bidang akan memerlukan waktu lama lebih-lebih kepada pihak diluar perusahaan.
- Kurangnya penekanan pentingnya proyek karena manajer fungsional mengerjakan yang terbaik untuk bidangnya.
- Lambat dalam menanggapi masalah diluar rencana karena informasi perlu disaring melewati beberapa lapisan jenjang fungsional
Organisasi Proyek Murni
Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan.
Kendali didalam proyek membutuhkan organisasi sendiri dalam rangka mengelola tujuan, sasaran, dengan data, informasi serta sumber daya yang ada dan terbatas. Hal ini ditunjukkan dengan struktur organisasi personel proyek di slide berikutnya.
Kelebihan
- Adanya komando tunggal yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sasaran yang spesifik.
- Memungkinkan ditanggapi perubahan dan diambilnya keputusan yang cepat.
- Adanya status mandiri akan menimbulkan identitas tim.
- Dengan dipindahkan para spesialis dari organisasi fungsional kedalam organisasi proyek maka jalur komunikasi dan arah kerja lebih pendek.
Kekurangan
- Biaya keseluruhan yang dikeluarkan cenderung mahal.
- Kurangnya efisiensi karena membagi dan memecah penggunaan sumber daya terutama bila proyek banyak dan tenaga spesialis terbatas serta pada waktu yang bersamaan.
Organisasi Proyek Matriks
Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan.
Kelebihan
- Dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyek.
- Jika proyek bersifat rahasia maka sebaran informasi dalam kelompok kerja dapat dikendalikan keamanannya.
Kekurangan
- Bila proyek itu besar hilangnya fleksibilitas jika pelaksana proyek ada yang sakit.
- Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikan masalah kepegawaian dan teknik.
Pengertian Manajer Proyek
Menurut Ritz (1994)
Seorang manajer proyek berasal dari suatu institusi atau seorang pengusaha yang sinonim dengan pengurus, eksekutif, supervisor dan boss
Menurut Project Management Body of Knowledge Guide (PMI 2001)
Mengatakan bahwa manajer proyek seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek
Manajer Proyek Sebagai Kepala Tim Proyek, yaitu :
- Mengelola berbagai macam kegiatan
- Mengelola pelaksanaan dan pengendalian untuk sasaran yang telah ditentukan, seperti jadwal, biaya dan mutu
- Mengelola tenaga kerja dan tenaga ahli dalam jumlah besar terutama dalam aspek perencanaan
- Pada tahap pembangunan ia harus mampu mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan kegiatan menjadi suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai sasaran
KRITERIA MANAJER PROYEK
Orientasi seorang manajer proyek yaitu yang kuat pada pencapaian tujuan, seperti :
- Inisiatif
- Fleksibilitas
- Responsibility
- Kritis
Kriteria Manajer Proyek
- Menyukai tantangan dan memiliki sikap yang selalu bersedia dan siap menghadapi tantangan juga harus dapat meyakinkan kepada bawahan bahwa persoalan-persoalan tersebut adalah wajar dan merupakan tantangan yang harus dihadapi.
- Mengantisipasi persoalan dengan tidak jemu-jemunya mengkaji dan menganalisis masalah tersebut dan mempersiapkan alternatif-alternatif pemecahannya.
- Menguasai aspek hubungan antara manusia karena adanya hubungan vertical dan horizontal.
- Generalisasi dan spesifikasi, yaitu menguasai keseluruhan kegiatan agar tercipta sinkronisasi kegiatan di bidang-bidang fungsional menjadi suatu kegiatan yang terpadu.
- Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power.
- Expert power : kemampuan untuk mengajak anggotanya untuk melakukan sesuatu demi terselenggaranya proyek, karena ia dianggap memiliki pengetahuan.
- Referent power : kemampuan untuk membuat peserta proyek tanggap terhadap keinginan-keinginannya
Sumber :
Source : Karaini, Armaini Akhirson. Pengantar Manajemen Proyek Seri Diktat Kuliah. Depok : Universitas Gunadarma
Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI
Credit by :
Nama : Rizka Tri Andani
NPM : 0218123011
Dosen Pengampu : Iis Rostiawati S.E., M.M