PROJECT CONTROL (PENGENDALIAN PROYEK)
Pengertian Pengendalian
(Menurut R.J Mockler) Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar menganalisa kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.
Project Balancing atau Pengendalian Proyek adalah suatu kegiatan pengawasan/monitoring suatu proyek agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performan yang ditetapkan dalam rencana.
Perbedaan Perencanaan Dan Pengendalian
- Perencanaan berkonsentrasi pada penetapan arah dan tujuan, pengalokasian sumber daya, pengantisipasian masalah, pemberian motivasi kepada partisipan untuk mencapai tujuan.
- Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada pengendalian pekerjaan ke arah tujuan, penggunaan sumberdaya secara efektif, perbaikan/koreksi, dan pemberi imbalan pencapaian tujuan.
Tiga Langkah Proses Pengendalian Proyek
- Menentukan Standar Performansi
Misalnya sepdifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal atau kebutuhan sumberdaya.
- Membandingkan Performan
Membangdingkan performan aktual dengan performan standard.
- Koreksi Penyebab
Melakukan tindakan koreksi terhadap penyebab terjadinya perbedaan performansi aktual terhadap performansi standard.
Monitoring Informasi
Untuk kepentingan pengendalian, diperlukan informasi yang tepat waktu dan akurat mengenai pekerjaan yang sedang berjalan. Agar dapat menyediakan informasi yang tepat waktu dan akurat, perusahaan memerlukan sistem informasi yang baik. Berikut beberapa sistem informasi terkait proyek:
- Sistem Akuntansi Biaya Proyek (Project Cost Accounting System/ PCAS)
- Sistem Informasi Manajemen Proyek
- Sistem Akuntansi Biaya Proyek (Project Cost Accounting System/ PCAS)
PCAS adalah suatu struktur dan metodologi, bisa manual atau komputerisasi, yang memungkinkan dilakukannya perencanaan, dan pengendalian biaya proyek
- Sistem Informasi Manajemen Proyek
Sistem ini merupakan sistem yang bisa manual atau terkomperisasi, yang dimaksudkan untuk penyediaan kebutuhan informasi yang tepat waktu, akurat, sesuai kebutuhan bagi pembuatan keputusan manajemen
Dua Jenis Pengendalian Proyek
- PENGENDALIAN INTERNAL
Pengendalian yang mengacu pada tindakan pengendalian yang didasarkan pada standard yang berasal dari sistem kontraktor sendiri.
- PENGENDALIAN EKSTERNAL
Pengendalian yang didasarkan pada prosedur tambahan yang ditetapkan pihak klien atau user.
Alat Ukur Performansi Proyek
ANALISIS BIAYA DAN JADWAL
- BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled). Yaitu ukuran yang menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan dan ditetapkan dalam anggaran.
- ACWP (Actual Cost of Work Performed). Yaitu ukuran yang menyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu.
- BCWP (Budgeted Cost of Work Performed). Yaitu ukuran yang menyatakan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. Ukuran ini disebut juga Earned Value.
- Cost Variance (CV). Merupakan selisih antara biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan (BCWP) dengan biaya aktual untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan (ACWP) atau CV = BCWP – ACWP Besaran ini menunjukkan seberapa besar biaya aktual melebihi biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. Bila CV bernilai negatif maka dari segi biaya performance pekerjaan tersebut kurang bagus.
- Schedule Variance (SV). Merupakan selisih biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dilaksanakan (BCWP) dengan biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan (BCWS) atau SV = BCWP – BCWS
Besaran di slide selanjutnya menunjukkan apakah dalam pelaksanaan pekerjaan telah terjadi keterlambatan atau justru melampaui jadwal. Bila SV bernilai positif berarti pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan. Bila SV bernilai negatif berarti terjadi keterlambatan.
Time Variance (TV). Merupakan selisih antara waktu saat pelaporan atau status date (SD) dan waktu ketika BCWS = BCWP atau Budgeted Cost At Status Date (BCSD).
Cost Performance Index (CPI). Merupakan perbandingan antara biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual CPI = BCWP/ ACWP.
Schedule Performan Index (SPI). Merupakan perbandingan biaya pekerjaan yang telah dilaksanakan dengan biaya pekerjaan yang dijadwalkan pada periode tertentu. SPI = BCWP/ BCWS. Bila nilai CPI dan SPI lebih besar dari 1 maka dapat disimpulkan bahwa pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan dengan biaya yang lebih kecil dri yang dianggarkan.
ANALISIS TEKNIS
Analisis teknis terkait dengan spesifikasi teknis. Analisis ini untuk melihat apakah hasil proyek memenuhi persyaratan teknis yang dimintai ataukah tidak. Analisis ini biasanya berupa pembandingan ukuran, kecepatan, kapasitas, kekuatan produk dsb.
Masalah-Masalah Dalam Pengendalian Proyek
- Hanya menekankan pada satu faktor dan mengabaikan faktor lain. Misalnya pengendalian hanya menekankan pada waktor biaya sementara faktor performansi diabaikan.
- Prosedur pengendalian tidak diterima oleh staff karena kurang memahami arti penting pengendalian
- Terjadinya pelaporan informasi yang kurang akurat
- Para manajer terlibat dalam beberapa proyek yang menyebabkan terabaikannya salah satu proyek.
Kesalahan mekanisme dan pelaporan akuntansiManajer tidak tegas terhadap isu-isu kontroversial dan menganggap masalah akan selesi dengan sendirinya sejalan dengan berlalunya waktu.
LINE BALANCING (KESEIMBANGAN LINTASAN)
Pengertian Line Balancing (Keseimbangan Lintasan)
Line Balancing atau Keseimbangan Lintasan adalah suatu analisis yang mencoba melakukan suatu perhitungan keseimbangan hasil produksi dengan membagi beban antar proses secara berimbang sehingga tidak ada proses yang idle (diam) akibat terlalu lama menunggu keluarnya peroduk dari proses yang sebelumnya.
Tujuan Keseimbangan Lintasan
- Tujuan utama dalam menyusun Line Balancing adalah untuk membentuk dan menyeimbangkan beban kerja yang dialokasikan pada tiap-tiap stasiun kerja.
- Jika tidak dilakukan keseimbangan seperti ini maka akan mengakibatkan ketidakefisienan kerja di beberapa stasiun kerja, dimana antara stasiun kerja yang satu dengan stasiun kerja yang lain memiliki beban kerja yang tidak seimbang.
Tiga Masukan Keseimbangan Lintasan
- PRECEDENCE DIAGRAM
Suatu jaringan kerja (terdiri atas rangkaian simpul dan anak panah) yang menggambarkan urutan perakitan serta ketergantungan pada operasi kerja lainnya yang tujuannya mempermudahkan pengontrolan dan perencanaan kegiatan yang terkait di dalamnya.
- DATA WAKTU BAKU
Data waktu baku pekerjaan tiap operasi, yang diturunkan dari perhitungan waktu baku pekerjaan operasi perakitan.
- KECEPATAN LINTASAN
Kecepatan lintasan yang diinginkan (waktu siklus / CT).
Tiga Metode Dasar Keseimbangan Lintas Perakitan
- METODE MATEMATIS
Merupakan metode yang dapat menghasilkan soatu solusi optimal.
- METODE PROBABILISTIK
Merupakan simulasi solusi yang dihasilkan adalah solusi-solusi yang fisibel.
- METODE HEURISTIK
Metode heuristik pertama kali digunakan oleh Simon dan Newll untuk menggambarkan pendekatan tertentu untuk memecahkan masalah dan membuat keputusan.
KRITERIA PENGENDALIAN
Kriteria-Kriteria Utama Pengendalian Adalah Bahwa Sistem Seharusnya
- Mengawasi Kegiatan-Kegiatan Yang Benar
- Tepat Waktu Dengan Biaya Yang Efektif
- Tepat – Akurat
- Dapat Diterima Oleh Yang Bersangkutan
Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut, Maka akan semakin efektif sistem pengendaliannya
MELAPORKAN KEMAJUAN PROYEK
Dalam setiap kemajuan proyek, perlu adanya suatu laporan mengenai evaluasi kemajuan proyek dari awal hingga akhir pelaksanaan pekerjaan. Laporan ini berguna untuk mengetahui kemajuan pekerjaan proyek tersebut. Laporan kemajuan proyek dapat berupa laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan.
Laporan Harian
Dalam laporan ini tercantum semua peristiwa yang berhubungan dengan pekerjaan pada hari tersebut, diantaranya:
- Jumlah Jumlah tenaga kerja dengan keahliannya yang bekerja pada hari itu serta jumlah jam kerjanya.
- Jenis pekerjaan yang dikerjakan pada hari tersebut.
- Jenis dan jumlah bahan bangunan yang datang pada hari tersebut.
- Jenis dan jumlah peralatan pekerjaan yang digunakan
- Hal – hal yang mempengaruhi pekerjaan, misalnya hujan, gangguan listrik dan lain – lain.
- Intruksi yang diberikan dan pekerjaan yang diperiksa oleh Konsultan Pengawas.
- Catatan hal – hal yang penting selama pelaksanaan pekerjaan.
Laporan Mingguan
Sebelum membuat laporan mingguan proyek, terlebih dahulu dibuat laporan harian proyek yang merupakan laporan per hari mengenai pekerjaan yang sedang dilaksanakan, dari ) laporan harian proyek tersebut maka dapat dibuat rekap selama satu minggu kerja dalam bentuk laporan mingguan.
- Jumlah Jumlah tenaga kerja dengan keahliannya yang bekerja pada hari itu serta jumlah jam kerjanya.
- Dalam laporan mingguan, tercantum secara garis besar apa yang terjadi setiap hari pada minggu tersebut. Dilaporkan pula peristiwa yang berhubungan dengan pekerjaan, yaitu jumlah tenaga kerja yang digunakan di lokasi pekerjaan (ada atau tidaknya penambahan atau pengurangann pada minggu tersebut).
- Jumlah bahan yang terpakai dari yang dipesan pada minggu tersebut.
- Perintah pekerjaan, jenis pekerjaan, peringatan – peringatan, evaluasi dari Konsultan Pengawas terhadap jalannya pembanguan proyek.
- Catatan dari Konsultan Pengawas tentang, bobot pekerjaan yang telah dilaksanakan sampai dengan minggu itu, disertai peringatan jika ada keterlambatan.
- Laporan mingguan perlu dilakukan sebagai laporan kemajuan fisik pekerjaan selama seminggu waktu pelaksanaan. Laporan mingguan ini disusun berdasarkan laporan harian. Pada laporan ini perlu diketahui:
- Jumlah tenaga kerja dan kualitas pekerjaan tiap minggu.
- Kemajuan pekerjaan tiap minggu.
- Rekapitulasi biaya laporan mingguan kemajuan pekerjaan, dilaporakn pula kemajuan realisasi pekerjaan mingguan terhadap rencana mingguan yang dapat dilihat pada Time Schedule, berdasarkan ini dapat diketahui kemajuan pekerjaan mingguan, terlambat atau tidaknya pekerjaan berdasarkan Time Schedule.
- Masing-masing perusahaan kontraktor atau konsultan pengawas biasanya mempunyai starandar formulir laporan minggunan tersendiri untuk digunakan disetiap pekerjaan proyek. dari laporan mingguan proyek ini kemudian dibuat rekap dalam bentuk bulan selama 1 bulan penuh.
Laporan Bulanan
Pada setiap akhir bulan dibuat evaluasi kemajuan pekerjaan berdasarkan laporan mingguan. Laporan bulanan ini berisikan hal-hal yang dapat menghambat pelaksanaan pekerjaan. Keterlambatan karena gangguan cuaca atau masalah-masalah lainnya dan tindakan yang diambil sebagai upaya penanganan masalah tersebut. Laporan bulanan ini dibuat sebagai.pertanggung jawaban dari Konsultan Pengawas terhadap kondisi fisik pelaksanaan konstruksi setiap bulan selama pelaksanaan, berikut proses – proses yang mendukung dan membatasinya. Prestasi kemajuan fisik yang dilaporkan dalam laporan bulanan, digunakan sebagai acuan untuk penagihan bulanan. Laporan bulanan biasanya dilengkapi dengan foto-foto yang berfungsi sebagai dokumentasi proyek.
Daftar Pusataka :
https://sites.google.com/site/operasiproduksi/pengendalian-proyek
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2013-2-01166-TI%20Bab2001.pdf
https://ngurahobelixs.blogspot.com/2016/05/pengendalian-manajemen.html
https://www.academia.edu/12158029/MEKANISME_LAPORAN_KEMAJUAN_PEKERJAAN_PROYEK
Nama : Rizka Tri Andani
NPM : 0218123011
Dosen Pengampu : Iis Rostiawati, S.E., M.M
