A. PROJECT SCHEDULLING
- Definisi Project Schedulling
Project Schedule atau jadwal proyek dibuat oleh manajer proyek untuk mengatur manusia didalam proyek dan menunjukkan kepada organisasi bagaimana pekerjaan (proyek) akan dilaksanakan. Ini adalah alat untuk memantau (bagi project manager) apakah proyek dan tim masih terkendali atau tidak.
Project schedule berbentuk kalender yang dihubungkan dengan pekerjaan yang harus dikerjakan dan daftar resource yang dibutuhkan. Sebelum jadwal dibuat, Work breakdown structure (WBS) (metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis) harus terlebih dahulu ada, jika tidak maka jadwal tersebut akan terkesan mengada-ada.
- Software Project Schedulling, Untuk membuat project schedule ada beberapa software yang bisa dijadikan pilihan. Pilihan software yang gratis dan open source antara lain :
- Open Workbench
- DotProject
- netOffice dan Tutos
- Hal yang perlu diperhatikan ketika membuat project schedule seperti :
- Alokasi resource pada tiap pekerjaan –> Resource bisa berupa berbagai hal seperti manusia, barang, peralatan (komputer, proyektor, dll), tempat (ruang rapat, misalnya) atau layanan (seperti training atau tim pendukung out source) yang dibutuhkan dan mungkin ketersediaannya terbatas. Bagaimanapun juga resource yang utama adalah manusia.
- Identifikasikan setiap ketergantungaN –> Sebuah pekerjaan disebut memiliki ketergantungan jika melibatkan aktivitas, resource atau work product yang dihasilkan pekerjaan/aktivitas lain.
- Buat jadwalnya –> Tiap pekerjaan juga memiliki jangka waktu pekerjaan. Dengan demikian jadwal bisa dibuat.
- Kegunaan Penjadwalan Proyek
- Menunjukkan hubungan utama diantara kegiatan-kegiatan & Menunjukkan hubungan antar tiap aktivitas dalam proyek.
- Mendorong penentuan waktu yang diperlukan dan perkiraan biaya untuk setiap kegiatan
- Membantu meningkatkan penggunaan sumber daya manusia, uang, dan material dengan mengidentifikasi hambatan kritis dalam proyek.
B. MENGATASI KONFLIK PENJADWALAN
- Munculnya konflik
Munculnya Konflik, diantaranya :
- Adanya perbedaan opini, tujuan dan nilai yang dianut
- Seringnya pergantian personil yang sebelumnya mungkin tidak saling kenal, sehingga orang harus bekerjasama dengan orang-orang baru.
- Saling mementingkan bagiannya agar pekerjaan di bagiannya akan berhasil. Lebih cepat atau baik.
- Macam-macam konflik
- Konflik Antara User dan Kontraktor
Konflik antara user dan kontraktor sudah akan muncul ketika keduanya terlibat untuk negosiasi kontrak. Masing-masing pihak biasanya akan lebih mementingkan pihaknya sendiri daripada mengembangkan kepercayaan dan saling bekerjasama untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.
- Konflik dalam Organisasi Proyek
Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa yang harus membuat atau berwenang untuk membuat keputusan, memang ada konflik antar individu dalam proyek.
- Konflik Selama Siklus Hidup Proyek
Dari suatu studi yang dilakukan Thamhain dan Wilemon yang meminta pendapat dari seratus orang manajer proyek tentang sumber konflik yang terjadi dalam manajemen proyek, ditemukan tiga penyebab utama konflik.
- Penjadwalan proyek,
- Prioritas proyek dan
- Tenaga kerja.
Sedangkan penyebab yang lain adalah masalah teknis dan trade off hasil fisik, administrasi dan organisasi, perbedaan inter personal dan biaya. Sumber konflik akan berubah sesuai dengan tahap proyek yang dilalui.
- Pemecahan Konflik
- Menarik kembali kesepakatan (Withdrawing)
- Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan (menganggap tidak ada konflik)
- Menggunakan kekuasaan (Forcing)
- Kompromi
- Konfrontasi
- Metoda Kelompok Untuk Menyelesaikan Konflik
- Teknik Memperjelas Peran
Tujuan dari teknik ini adalah agar setiap orang mengetahui posisi dan tanggungjawabnya masing-masing, dapat mengerti posisi dan tanggungjawab orang lain serta apa yang diharapkan orang lain darinya.
- Memperjelas Peran-peran Untuk Tim
Mempertemukan orang dalam tim kemudian diberi pertanyaan untuk dijawab.
- Memperjelas Peran Setiap Orang
Hal ini tidak berbeda jauh dengan apa yang dilakukan untuk memperjelas peran tim.
- Resolusi Konflik dalam Kelompok
Tujuannya untuk menemukan solusi dari konflik yang terjadi, bukan untuk saling mencari kesalahan
- Manfaat adanya konflik
- Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik
- Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah
- Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut
- Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya
- Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang
- Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya
C. HUBUNGAN ANTAR AKTIVITAS
- Definisi Aktivitas (Activity Definition)
Mendefinisikan Aktivitas (Activity Definition) Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.
- Teknik
Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun urutan aktivitas.
- Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies), ketergantungan yang tidak dapat dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.
- Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies), ketergantungan yang ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka mendapatkan hasil desai yang baik, tim proyek mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama pekerjaan analisis sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain sistem sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan analisis sistem diselesaikan semuanya.
- Ketergantungan Eksternal (External Dependencies), ketergantungan antara aktivitas proyek dengan aktivitas non proyek. Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem operasi dan program aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware baru yang dipasok oleh suplier.
D. GANTT CHART
- Definisi Gantt Chart
Gantt Chart merupakan diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalansumber daya dan alokasi waktu (Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006).
Gantt Chart : suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan waktu pengerjaan tugas-tugas tersebut dalam format pewaktuan tertentu seperti jam, hari, tanggal, minggu, bulan atau tahun.
- Gantt Chart dapat membantu penggunanya untuk memastikan bahwa (Heizer, Jay dan Render, Barry,2006):
- Semua kegiatan telah direncakan
- Urutan kinerja telah diperhitungkan
- Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat, dan
- Keseluruhan waktu proyek telah dibuat
- Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan :
- Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
- Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan.
- Gantt Chart juga dapat digunakan untuk penjadwalan operasi yang berulang.
- Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan
Kekurangan :
- Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
- Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
- Gantt chart tidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antara
aktivitas dan bagaimana satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt chart
- Cara Membuat Gantt Chart
- Mengidentifikasikan Tugas
- Menggambarkan Sumbu Horizontal
- Menuliskan Tugas ataupun Bagian Pekerjaan
- Melakukan Pemeriksaan kembali
- Fungsi Gantt Chart
- Menentukan durasi pekerjaan terhadap perkembangan waktu
- Perencanaan dan penjadwalan proyek pekerjaan
- Pemantauan kemajuan proyek pekerjaan
D. ANGGARAN DAN TUJUAN ORGANISASI
- Definisi
Anggaran: kumpulan pernyataan mengenai perkiraan atas penerimaan dan pengeluaran yang diharapkan akan terjadi dalam satu tahun atau beberapa periode mendatang yang sudah ditentukan.
Menurut Gomes (1995, p.87-88), anggaran merupakan dokumen yang berusaha untuk mendamaikan prioritas-prioritas program dengan sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan. Anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktivitas organisasi atau tujuan untuk suatu jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan untuk aktivitas tersebut atau untuk mencapai tujuan tersebut.
- Fungsi Anggaran
Peranan anggaran pada suatu perusahaan merupakan alat untuk membantu manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam menjalankan perusahaan untuk tujuan yang telah ditetapkan.
- Manfaat Anggaran
Menurut Marconi dan Siegel (1983) dalam Hehanusa (2003, p.406-407) manfaat anggaran adalah :
- Anggaran merupakan hasil dari proses perencanaan, berarti anggaran mewakili kesepakatan negosiasi di antara partisipan yang dominan dalam suatu organisasi mengenai tujuan kegiatan di masa yang akan datang.
- Anggaran merupakan gambaran tentang prioritas alokasi sumber daya yang dimiliki karena dapat bertindak sebagai blue print aktivitas perusahaan.
- Anggaran merupakan alat komunikasi internal yang menghubungkan departemen (divisi) yang satu dengan departemen (divisi) lainnya dalam organisasi maupun dengan manajemen puncak.
- Anggaran menyediakan informasi tentang hasil kegiatan yang sesungguhnya dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan.
- Anggaran sebagai alat pengendalian yang mengarah manajemen untuk menentukan bagian organisasi yang kuat dan lemah, hal ini akan dapat mengarahkan manajemen untuk menentukan tindakan koreksi yang harus diambil.
- Anggaran mempengaruhi dan memotivasi manajer dan karyawan untuk bekerja dengan konsisten, efektif dan efisien dalam kondisi kesesuaian tujuan antara tujuan perusahaan dengan tujuan karyawan.
- Karakteristik Anggaran
- Dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan.
- Umumnya mencakup jangka waktu tertentu, satu atau beberapa tahun.
- Berisi komitmen atau kesanggupan manajeman untuk mencapai sasaran yang ditetapkan.
- Usulan angggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusunan anggaran.
- Sekali disusun, anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi tertentu
- Tujuan Organisasi
- Agar tujuan organisasi dapat dicapai dilakukan proses sebagai berikut
- Identifikasi dan Pembagian Kegiatan
- Pengelompokkan Penanggung Jawab Kegiatan
- Penentuan Wewenang dan Tanggung Jawab
- Menyusun Mekanisme Pengendalian
E. Critical Path Method (CPM)
- Definisi
CPM adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas-aktivitas ketika menjalanlankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total.
Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan.
Critical path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit.
- Cara menentukan Critical Path
- Buatlah network diagram yang baik
- Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiap jalur yang ada pada diagram tersebut.
- Jalur terpanjang adalah critical path
